Unternehmer und Freiberufler, die aufgrund der steuerlichen und sonstigen Vorteile eine Firma in den USA gründen möchten, werden dabei immer wieder auf die Begriffe Registered Agent und Registered Office treffen. Für die Gründung und Führung eines Unternehmens in den Vereinigten Staaten haben beide eine fundamentale Bedeutung. Was sie unterscheidet und welche Funktionen diese Einrichtungen haben, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Ausgestattet mit der Lizenz zur Entgegennahme von Behördenpost – der Registered Agent
Der Registered Agent, der sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein kann, wird von einem Unternehmen bevollmächtigt, die gesamte Behördenpost im Namen der Firma anzunehmen. Dazu zählen unter anderem Steuerbescheide, Urteile und andere Mitteilungen von offiziellen Stellen.
Der Registered Agent ist also der offizielle Ansprechpartner von Behörden für alle rechtlichen Angelegenheiten des Unternehmens, das ihn zu seinem Agenten bestellt hat. Als direkter Kontakt sorgt der Registered Agent dafür, dass alle Bescheide, Benachrichtigungen und Urteile von Behördenseite zuverlässig an die zuständigen Stellen des betreffenden Unternehmens weitergeleitet werden. Was einen zuverlässigen Registered Agent ausmacht und wie Sie einen seriösen Agenten finden, erfahren Sie im Blogbeitrag „Der Registered Agent – Partner von US-Unternehmen für die Behördenkorrespondenz“ (Link einfügen)
Damit ein Registered Agent seine Aufgaben wahrnehmen und wichtige Dokumente annehmen kann, ist es zwingend erforderlich, dass er während der allgemein gültigen Geschäftszeiten an der von ihm angegebenen Adresse stets anzutreffen ist. Dazu muss er über eine physische Adresse in dem Bundesstaat verfügen, in dem das vom ihm vertretene Unternehmen seinen Firmensitz hat. Und damit sind wir auch schon beim Registered Office.
Das Registered Office – die offizielle physische Adresse eines Unternehmens
Das Registered Office ist der Ort, der in allen offiziellen Dokumenten als die physische Adresse eingetragen ist, an welcher die gesamte Behördenkorrespondenz eines Unternehmens rechtssicher zugestellt werden kann. Die Anschrift des Registered Office findet sich in der Regel in allen Gründungsunterlagen, in Registereintragungen sowie auch auf Steuererklärungen und in anderen relevanten Dokumenten.
In den meisten Fällen ist die Adresse des Registered Office identisch mit der Anschrift des Registered Agents. Zwingend notwendig ist diese Übereinstimmung jedoch nicht. Allerdings muss auch das Registered Office über eine physische Adresse in dem Bundesstaat verfügen, in dem die vertretene Firma registriert ist.
Der Unterschied zwischen Registered Agent und Registered Office auf den Punkt gebracht
Der Unterschied zwischen dem Registered Agent und dem Registered Office lässt sich ganz einfach auf den Punkt bringen. Der Registered Agent, der eine natürliche oder juristische Person sein kann, nimmt offizielle Dokumente von Behörden, Ämtern und Gerichten für die von ihm vertretenen Firmen an. Das Registered Office ist dagegen die physische Adresse, an der die Annahme der Behördenpost erfolgt. In den meisten Fällen sind der Registered Agent und das Registered Office unter der gleichen Anschrift zu finden. Unabhängig von ihren jeweiligen Funktionen sind beide für eine rechtlich einwandfreie und ordnungsgemäße Führung eines Unternehmens in den USA von entscheidender Bedeutung.
Was bei der Auswahl eines Registered Agents und eines Registered Office wichtig ist
Sowohl die Funktion des Registered Agents als auch die des Registered Office sind für den legalen und reibungslosen Geschäftsbetrieb eines US-Unternehmens von hoher Relevanz. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl dieser beiden Dienstleister große Sorgfalt walten zu lassen.
Bei der Suche nach zuverlässigen Agenten und Büros helfen professionelle Firmengründer wie die Experten von DPinter. Sie verfügen über eine langjährige Erfahrung in der Gründung von Unternehmen in den USA und anderen Ländern. Darüber hinaus können sie auf zahlreiche Partner zurückgreifen, die alle Anforderungen an einen seriösen Registered Agent oder ein Registered Office erfüllen.
Was einen zuverlässigen Registered Agent und ein professionelles Registered Office auszeichnen
Ein vertrauenswürdiger Registered Agent muss verschiedene Anforderungen erfüllen, damit er seine wichtige Aufgabe zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen unter anderem
- Kompetenz im Umgang mit offiziellen Dokumenten und Behördenpost
Ein Registered Agent sollte nicht nur in der Lage sein, wichtige Schriftstücke entgegenzunehmen, sondern auch über Kompetenz im richtigen Umgang mit juristischen Dokumenten wie Steuerbescheiden, Gerichtsbeschlüssen und anderen offiziellen Mitteilungen verfügen. Insbesondere die Einhaltung von Fristen spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle.
- Gute Erreichbarkeit und zuverlässige Verfügbarkeit
Eine gute Erreichbarkeit an einem leicht zugänglichen Ort ist für die Arbeit eines Registered Agents ebenso von großer Bedeutung wie seine Verfügbarkeit. Zu den üblichen Geschäftszeiten muss er jederzeit in der Lage sein, im Namen seines Mandanten wichtige Behördenpost entgegenzunehmen.
- Diskretion und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
Sowohl der Registered Agent als auch das Registered Office verfügen aufgrund ihrer Funktion als Schnittstellen zwischen Behörden und Unternehmen über sensible Informationen zu den von ihnen vertretenen Firmen. Deshalb muss sichergestellt sein, dass alle geschäftlichen Belange diskret und vertraulich behandelt werden.
- Standort und Zulassung
Auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist, sind der Registered Agent und das Registered Office in der Regel unter derselben Adresse erreichbar. In jedem Fall müssen sich jedoch beide im gleichen Bundesstaat befinden, in dem die Firma ihres Mandanten registriert ist. Außerdem müssen beide über eine gültige Zulassung verfügen, die es ihnen gestattet, die Aufgaben als Registered Agent und Registered Office im betreffenden Staat wahrzunehmen.
- Zusätzliche Dienstleistungen und Kosten
Einige Agenten und Büros bieten im Rahmen ihrer Arbeit spezielle Dienstleistungen an, die über ihre grundlegende und gesetzlich vorgeschriebene Funktion als Registered Agent oder Registered Office hinausgehen. So können sie ihre Mandanten zum Beispiel bei der Einhaltung oder Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften unterstützen. Die dadurch entstehenden Kosten sollten ebenso gründlich geprüft werden wie die Honorare für die Basisdienstleistungen.
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